Gadgetshowto
Der er intet i tvivl om, at e-mail har revolutioneret den måde, vi kommunikerer med hinanden på. Og selvom folk i stigende grad foretrækker ting som sociale netværk og instant messaging-apps til at chatte med venner i disse dage, er sandheden stadig, at når det kommer til korrekt kommunikation, er e-mail stadig det foretrukne medium.
Fra universiteter til globale virksomheder og fra studerende til administrerende direktører, e-mail bruges næsten overalt og af alle. Når det er sagt, har næsten alle os flere e-mail-adresser med en eller (flere) af de mange e-mail-udbydere. Men det virkelige spørgsmål er, bekræfter vi protokollen (e) for korrekt e-mail-brug?
Hvis du er usikker på svaret, er denne artikel, der understreger de grundlæggende e-mail-etiketter, som alle skal følge, noget for dig. Så uden videre, her går de.
Grundlæggende e-mail-etiketter
1. Brug en professionel e-mail-adresse
Din e-mail-adresse anses ofte for at være vejledende for din personlighed. Af denne grund er det vigtigt at have en professionel e-mail-adresse, generelt med dit for- og efternavn, der udgør "brugernavnet". Dette er endnu vigtigere, hvis du agter at bruge e-mail-adressen til professionel kommunikation (f.eks. Sende CV til rekrutterere, levere arbejdseksempler til klienter).
Hvis det valgte brugernavn ikke er tilgængeligt, kan du tilføje et nummer efter eget valg (f.eks. fødselsdato) at få en. For at nævne et par eksempler, [email protected] eller [email protected] kan betragtes som gode valg. På den anden side skal du bruge noget lignende [email protected] eller [email protected], og du kan være temmelig sikker på, at dine e-mails ikke engang åbnes af modtagerne.
Tip: Brug så meget som muligt en separat e-mail-adresse til alle dine professionelle behov. Og hvis du ikke har noget imod at afskalere et par bukke, er det bedst at gå til hostet e-mail med dit eget domæne.
2. Inkluder altid et emne, og hold det klart og koncist
Emnelinjen er en af vigtigste komponenter i e-mail, som det giver straks modtageren en idé om de oplysninger, der er inkluderet i e-mailen. Dette er grunden til, at alle dine e-mails skal have en emnelinje, selvom indholdet ikke er så meget vigtigt. At lade emnelinjen stå tom opfattes som skødesløshed fra afsenderens side.
Endnu vigtigere er, at emnelinjen skal være kortfattet og til det punkt, så modtageren kan finde ud af indholdet af e-mailen så hurtigt som muligt. Få eksempler er Projektrapport vedhæftet, Ydelsesundersøgelse - anmodet om tidligt svar, og sådan noget.
3. Brug standardskrifttyper og minimal formatering
Uanset hvor meget du kan lide de smarte skrifttyper, du har på din pc, er de et absolut nej-nej, når det kommer til at komponere e-mails. Det er fordi Hvis du bruger en ikke-standard skrifttype, og den ikke er installeret på modtagerens computer, vises e-mail-teksten ikke som beregnet. Dette er grunden til, at de fleste e-mail-tjenester kun har et par standard-, serif- og sans-serif-skrifttyper (f.eks. Times New Roman, Arial) til rådighed til komponering af e-mail. Og du skal holde dig til dem.
Hold også formateringen i din e-mail så mindre som muligt. Medmindre du har brug for at understrege en bestemt sektion, linje osv. I e-mailens indhold, skal du afstå fra at bruge højdepunkter og farver til teksten. Faktisk, e-mail-tekstens farve skal kun være sort, da den er den mest læselige.
4. Undgå stavefejl, forkert brug af grammatik og tegnsætningsfejl
Selvom ikke alle derude er en grammatik-nazist, og det ikke er kriminelt at have en utilsigtet skrivefejl eller to i dine e-mails, forkert sprogbrug, sætningsstruktur osv., Giver generelt modtagerne et negativt indtryk. Så det er ekstremt vigtigt, at du tredobbelt kontrol af en e-mails emnelinje, brødtekst og alle andre tekstelementer for utilsigtet grammatik og tegnsætningsfejl (og korriger dem, hvis de findes), inden du trykker på “Send” -knappen.
Hvad mere skal du gøre Brug aldrig flere tegnsætningstegn (f.eks. !!!) i dine e-mails. Det samme gælder for slangord (f.eks. LMAO), populære sammentrækninger (f.eks. Gotcha!) Og humørikoner. Alle disse ting ser meget umodne og uprofessionelle ud og er bedst tilbage til sociale netværk og øjeblikkelige chats.
Tip: Pas altid på, hvordan du bruger ord, sætninger osv. I dine e-mails. En e-mail (eller noget andet for den sags skyld) bør aldrig aldrig komponeres i ALLE CAPS, da det betragtes som internetækvivalent med råb.
5. Giv vedhæftede filer beskrivende navne
Oftere end ikke er vi nødt til at sende / modtage flere filer som vedhæftede filer med vores e-mails. Selvom dette er ret nødvendigt, kan intet være værre end at modtage en e-mail, der er indlæst med adskillige tilfældigt navngivne filer (f.eks. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), der ikke giver mening. Så, hver gang du sender vedhæftede filer med en e-mail, skal du omdøbe dem med nogle beskrivende filnavne, så modtageren med det samme kender deres indhold uden at skulle åbne dem. Hvis du f.eks. Sender dit CV til en potentiel arbejdsgiver, skal du give det et navn som CurrentResume_JohnDoe. Enkelt og let.
Også, hvis du har til hensigt at sende et stort antal (f.eks. 20) vedhæftede filer med en e-mail, det er bedre at kombinere dem i et arkiv med lynlås først. For endnu mere klarhed kan du separat nævne detaljer som antal vedhæftede filer, samlet arkivstørrelse osv. I e-mailens brødtekst.
6. Inkluder altid en underskrift
En underskrift er nødvendigt for korrekt lukning eller afslutning af e-mail-brødteksten. Men vigtigere er det giver også en "ægthed" til e-mailen og dens indhold. Så alle dine e-mails skal have din signatur inkluderet i dem. Opret og gem en signatur i mailens indstillinger, og den tilføjes automatisk i slutningen af hver e-mail, du skriver.
Taler om "Hvad" skal medtages i signaturen, det er noget, du skal beslutte, da det varierer fra person til person. Når det er sagt, kan du som hovedregel medtage kontakt information (f.eks. officielt nummer, sekundær e-mail) samt links til dine sociale profiler. I en nøddeskal skal en signatur fungere som dit digitale kontaktkort. Men overbelast ikke det med for meget unødvendige oplysninger.
7. Bekræft modtagelsen af e-mails
Moderne e-mail er avanceret så meget, at når du først har trykket på "Send" -knappen, kan du være 200% sikker på, at den når modtagerens indbakke, et sekund eller to senere. Men som med enhver teknologi, e-mail kan (og lejlighedsvis ikke) også lide af nedetider. Så når du først modtager en e-mail (især hvis det er vigtigt), bekræfte modtagelsen ved at svare afsenderen med en lille besked.
Selvom det ikke er muligt at anerkende hver e-mail, du får, skal du prøve at gøre det. Endnu vigtigere skal duanerkende e-mail, der fejlagtigt sendes til dig, da afsenderen muligvis afventer et svar fra den anden side. Dette gør afsenderen opmærksom på fejlen og sparer også e-mailens faktiske tilsigtede modtager nogle problemer.
8. Brug ordentlige hilsner
Når vi taler til mennesker ansigt til ansigt eller endda i telefon, starter vi altid med at hilse på dem. Og den samme regel gælder også for e-mails, så dine e-mails skal altid have ordentlige hilsener til modtageren (e). Afhængigt af hvem du sender en e-mail, kan hilsenen være formel (fx Dear Mr. Johnson, Professor Keller), eller uformel (Hej Adam, Hej Jenna). Tilsvarende skal slutningen (f.eks. Hilsen, med venlig hilsen) have den samme underliggende tone som begyndelseshilsen såvel som det overordnede budskab.
Det er værd at bemærke, at du skal afstå fra at bruge yderst uformelle og daglige hilsener (f.eks. Hvad sker der?) i e-mails. Det siger sig selv, at det betragtes som ret uprofessionelt.
9. Brug ikke Svar alle hver gang
Der er tidspunkter, hvor du modtager en e-mail, der også sendes til flere andre modtagere (f.eks. En vigtig meddelelse i et firma). Men når du svarer på sådanne meddelelser, skal du skynd dig at bruge “Svar alle” -indstillingen. Det her sender ikke kun svaret til den oprindelige afsender, men til alle andre, der har modtaget e-mailen, uanset om svaret er beregnet til dem eller ej. Dette er en perfekt måde at tilstoppe modtagerens indbakker på.
Af denne grund, udvis forsigtighed, når du svarer på e-mails med flere modtagere, og brug indstillingen "Svar". Kun når du er 100% sikker på, at dit svar er beregnet til alle på modtagerlisten, skal du bruge indstillingen "Svar alle".
10. Brug felterne Cc og Bcc korrekt
Sammen med feltet "Til" vises "Cc”Og“Bcc”Felter er noget, som enhver, der nogensinde har haft en e-mail, kender til. Men selv efter det ender de fleste med at bruge dem forkert.Her er en nedtrapning på hvad de er, og hvornår de skal bruges:
- Cc: Står til kopi af kulstof. Hvis der er nogle modtagere, som du vil sende en e-mail til, men ikke ønsker, at de skal vide, at denne e-mail "bare" er beregnet til dem, indtast deres e-mail-adresser i dette felt. Hver modtager kan se andres e-mail-adresser i feltet Cc.
- Bcc: Forkortelse for Blind Carbon Copy. Hvis der er flere modtagere, som du vil sende en e-mail, men vil have dem til at se sig selv som de eneste modtagere af e-mailen, indtast deres e-mail-adresser i dette felt. Hver modtager i et Bcc-felt kan kun se deres egen e-mail-adresse og ikke de andre. Denne mulighed er bedre egnet til privatlivets fred.
11. Besvar e-mails rettidigt
I betragtning af hvor mange e-mails vi modtager dagligt, er det næsten umuligt at svare på dem alle med det samme. Imidlertid, selvom en e-mail har lidt lav prioritet, skal du prøve at svare på den rettidigt. Generelt skal dette ske inden for 24-48 timer efter modtagelse af en e-mail. Og hvis du ikke kan svare på e-mails i nogen tid (f.eks. På grund af en pause), brug funktionen auto responder eller feriesvar, som de fleste e-mail-tjenester har.
12. Formater e-mails korrekt, inden de videresendes
Så snart "Frem" -knappen er ramt på en e-mail, hele meddelelsen (inklusive billeder, forkert justeret tekst osv. den måtte have) er underligt indrykket til højre, og indsat i en tom e-mail, så du kan indtaste modtagerens e-mail-id'er og sende det. Dette ødelægger ikke kun formateringen af den originale e-mail, men også introducerer en masse hvide mellemrum og ekstra symboler (>) i den videresendte e-mail-klump, hvilket igen gør e-mailen næsten uleselig.
For at ordne det, skal du formater den videresendte e-mail korrekt, når den er integreret i en tom e-mail. Dette inkluderer at fjerne det ekstra hvide mellemrum samt at slippe af med ekstra tegn, blanke linjer og lignende.
SE OGSÅ: Bedste Evernote tip og tricks
Brug e-mail, som det er beregnet til at blive brugt
Da det er det primære kommunikationsmiddel i nutidens internetforbundne verden, er det ekstremt vigtigt, at e-mail bruges i overensstemmelse med de rette regler, som inkluderer alt fra, hvordan du hilser modtagerne, til den fontstil, du vælger. Og etiketterne, der er skitseret ovenfor, hjælper dig med at gøre netop det, hvilket giver en samlet bedre og produktiv e-mail-oplevelse. Så prøv dem, og fortæl os dine favoritter i kommentarerne nedenfor.
