Sådan bruges OneNote A Beginners Guide

Ud af de mange ting, vi bruger vores computere til, kræver mange, at vi arbejder med en bred vifte af digital information, lige fra noter til lydklip til gemte websider. Og oftere end ikke kan organisering af denne spærring af indhold (og gør) blive lidt besværlig.

Det er her, hvor man tager applikationer, som det ekstremt imponerende Microsoft OneNote, komme i spil. Vil du vide mere? Læs videre for at finde ud af, hvordan du bruger OneNote, og se hvordan det kan hjælpe dig med at styre din digitale arbejdsgang bedre.

Hvad er OneNote? Og hvorfor du skal bruge det?

I de mest grundlæggende betingelser kan OneNote simpelthen kaldes en digital notataking-applikation. Men denne definition gør næppe retfærdighed i betragtning af det omfattende udvalg af kraftfunktioner, den udøver. En note hjælper dig med at samle næsten enhver form for digital information (f.eks. tekst, billeder, filer, lyd- og videoklip, tegninger, gemte websider) og administrere og organisere det effektivt. Ikke kun det, OneNote giver dig mulighed for at dele og samarbejde om indholdet med andre, hvilket gør det til et vigtigt produktivitetsværktøj.

Så uanset om du er studerende, der ønsker at tage bedre noter i klassen, eller en forfatter, der spejder efter ideer til din næste roman / kolonne, eller bare om enhver, der har en masse digital information at håndtere, skal du bruge OneNote.

Bemærk: Selvom OneNote er tilgængelig på en række forskellige platforme, er desktop-applikationen uden tvivl den mest funktionsrige. Af denne grund er denne artikel baseret på desktopversionen af ​​OneNote selv.

Grundlæggende struktur

Der er mange ting, der gør OneNote sandsynligvis til den mest funktionsbelastede note, der tager software derude. Og en af ​​dem er, at den er modelleret efter en egentlig fysisk notesbog, eller mere passende, en samling notesbøger.

Det er rigtigt! OneNote er grundlæggende opdelt i primære komponenter, kaldet Notebooks, og hver notesbog består yderligere af individuelt håndterbar, farvekodet Sektioner. Til gengæld har disse sektioner flere sider.

• Man kan få adgang til individuelle sider i et afsnit via den lodrette sideliste til højre, mens man kan få adgang til et afsnit ved at klikke på dets vandrette fane.
• Højreklik på en side- eller sektionsliste giver adgang til relevante yderligere muligheder (f.eks. Flytning eller kopiering af sideindhold, fletning af forskellige sektioner) via kontekstmenuer.
• Søgefeltet til højre giver dig mulighed for at finde næsten ethvert stykke information i dine noter på få sekunder og vise resultater i realtid.

For en bedre forståelse skal du se på skærmbilledet nedenfor og illustrere, hvordan OneNote kan hjælpe en studerende med at håndtere vigtige eksamensspørgsmål bedre.

I dette tilfælde hedder en notesbog Afsluttende eksamensundersøgelserer oprettet med farvekodede sektioner til forskellige emner (Fysik, kemi og matematik). Endelig har hvert afsnit flere sider, og hver side har spørgsmål og svar fra et specifikt kapitel (f.eks. Elektricitet og dens virkninger) for det aktuelt valgte (emne) afsnit.

Kom godt i gang med OneNote

Oprettelse af noter

Næsten enhver form for digital information kan føjes til OneNotes notesbøger og sider og på alle måder tænkelige. Du kan kopiere og indsætte tekst, billeder osv. (Med eller uden formatering) direkte hvor som helst, indsætte alt fra filer til skærmklip til optagede lyd- / videoklip og endda tegne / skrive frihånd. For at komme i gang skal du blot oprette en notesbog (eller bruge standardindstillingen med dit navn), navigere til en af ​​sektionerne / siderne og klikke for at begynde at skrive. Eller endnu bedre, kopier og indsæt næsten alt. Så let er det!

Derudover har OneNote også snesevis af standarder skabeloner til informationstype (Opgavelister, adresser, telefonnumre osv.), som kan tilføjes direkte via Indsæt fanen i båndmenuen. Det er værd at bemærke her, at du kan tilføje oplysningerne stort set hvor som helst i en sektion / side, der fungerer som et ubegrænset tomt lærred, så der er ikke noget fast layout. (Se ovenstående skærmbillede). Dette betyder også, at du er fri til at arrangere det tilføjede indhold på en side, som du finder det passende.

Deling og samarbejde

Effektivt samarbejde er afgørende for arbejdsgangen i enhver organisation, uanset om du arbejder på små rapporter eller leder store projekter. Dette er grunden til, at OneNote kommer med bunnsolid delingsfunktioner, hvilket gør det muligt for flere mennesker at arbejde på noter i realtid. For at få adgang til delings- og samarbejdsindstillingerne skal du blot gå til Fil> Del. Her kan du invitere andre brugere til at samarbejde om dine noter, enten via e-mail eller via unikke delings-URL'er. Som ejer af de noter, der deles, kan du også tildele visnings- / redigeringstilladelser til de andre brugere og endda aktivere / deaktivere delingslinks med et enkelt klik.

Gemme og synkronisere noter

OneNote gemmer jævnligt dit arbejde automatisk, hver gang der er nogle ændringer, der synkroniseres med den Microsoft-konto (forudsat at netværksforbindelsen er der), du er logget ind med. På denne måde forbliver alle dine OneNote-notesbøger sikre og sunde i din OneDrive-skylagring takket være OneNotes integration med det samme. Så du behøver ikke at gemme dine noter manuelt en gang imellem. Men bare hvis du vil starte synkroniseringen manuelt, kan du altid gøre det ved at få adgang til Fil> Info og klikke på Se synkroniseringsstatus knap.

Andre bemærkelsesværdige funktioner

Så nu ved du, OneNote er en udyret applikation, der er fyldt med kraftfuld indholdsindsamling og dygtighed i samarbejde. Men det er ikke alt. Faktisk er der masser af andre utroligt nyttige godbidder pakket i hele sin længde og bredde. Her er et par af dem:

Adgangskodebeskyttede sektioner til notesbøger

OneNote gør det muligt at låse individuelle sektioner af en notesbog ved hjælp af en brugerdefineret adgangskode. Dette kan være yderst praktisk i situationer, hvor du skal dele / samarbejde på en notesbog med andre brugere, men ikke ønsker, at de skal få adgang til bestemt indhold i den. For at gøre det, højreklik på fanen navn i det afsnit, du vil beskytte med adgangskode, og klik på Adgangskodebeskyttelse Dette afsnit mulighed.

Konverter håndskrevne udtryk til tekst

Takket være dens robuste håndskriftsgenkendelsesfunktioner kan du nemt konvertere input, der er indtastet via enheder som styli / digitizer-penne, til indtastet tekst, hvis du foretrækker sidstnævnte. Hvad mere er, dette fungerer både for tekstindhold såvel som matematiske udtryk. Klik blot på Tegne fanen på Båndmenu, få adgang til Blæk til tekst og Blæk til matematik valgmuligheder, og se magien.

Opret hurtige noter, og fastgør dem til skrivebordet

Vil du hurtigt notere noget, men ikke ønsker at gå igennem besværet med at åbne OneNote? Det behøver du ikke. Du skal bare ramme Windows-nøgle + N, og et pop op-vindue med en forenklet brugergrænseflade giver dig mulighed for at komponere en hurtig note i et øjeblik (The Send til OneNote værktøj skal køre i systembakken for at dette fungerer). Hvis du ønsker tilpasning, kan du gøre det ved hjælp af mini-værktøjslinjen. Men det bedste er, at du kan fastgøre hurtige noter til dit skrivebord, så de altid er synlige, ligesom sticky notes. Alle hurtige noter kan findes under deres navnebrødeafdeling, hvor de gemmes.

E-mail noter direkte til din OneNote

En meget nyttig funktion, der blev introduceret i den nyeste OneNote 2016-version, giver dig mulighed for at gemme indhold sendt fra din konfigurerede e-mail-adresse direkte i en af ​​dine forud specificerede notesbøger. For at gøre dette skal du først konfigurere en e-mail-adresse under OneNotes onlineindstillinger. Normalt er dette den e-mail, der er knyttet til den Microsoft-konto, du bruger til at logge på OneNote, men du kan også bruge enhver anden e-mail-adresse. Når dette er gjort, sendes alt indhold fra den konfigurerede e-mail-adresse til [email protected]gemmes automatisk i den OneNote-notesbog, du har angivet. Læs mere her.

Gem webindhold ved hjælp af Clipper Extension / Bookmarklet

Det sker ofte, at du støder på et interessant blogindlæg eller endda en hel webside online og vil gemme det til senere reference. Med OneNote-webklipperudvidelsen (til Chrome) og bookmarklet (til Internet Explorer) gør du dette en tur i parken. Når du har installeret dem og logget ind på dem ved hjælp af den Microsoft-konto, der er bundet til din OneNote-konto, er det hele et spørgsmål om et klik eller to. Gå til den webside, du vil gemme på OneNote, og klik på udvidelsen / bogmærket. Websiden gemmes øjeblikkeligt i Hurtige noterafsnit. Klipperen lader dig endda gemme valgte regioner på en webside og kan også rydde op i artikler ved at fjerne ekstra billeder osv.

Kommenter websider i Microsoft Edge, og gem dem på OneNote

Gynger du den nyeste og bedste Windows 10? Derefter er chancerne for, at du også bruger (selvom sporadisk) den helt nye webbrowser, Microsoft Edge, der følger med den. Hvis det er tilfældet, vil du elske OneNote endnu mere. Det er fordi Microsoft Edge giver dig mulighed for at kommentere websider med indbygget pen og highlighterværktøjer, som derefter kan gemmes i OneNote med et enkelt klik. Du kan endda klippe valgte regioner på websider og indtaste indtastede noter om dem hvor som helst, før du gemmer dem på OneNote.

Udvid OneNotes funktionalitet endnu mere ved hjælp af plugins

Det er klart, at OneNote er snøret med en hel masse imponerende funktioner. Men selvom det ikke er nok, kan du gøre det lidt mere fantastisk ved at oplade det med nogle rigtig seje plug-ins / add-ons. En af dem er Onetastic, et gratis plug-in, der tilføjer masser af funktioner, såsom makroer, kalendervisning og meget mere til OneNote. Og hvis du ikke har noget imod at beskytte noget moolah, kan du også tjekke OneNote Gem-samlingen af ​​betalte plug-ins. Vil du have mere? Se på nogle af de fremhævede OneNote-apps. Selvom disse teknisk set ikke er plug-ins, kan de integreres med OneNote og gøre det endnu mere fantastisk på en række måder.

Naviger bedre ved hjælp af tastaturgenveje

Du kommer til at elske det blotte, forbløffende udvalg af tastaturgenveje, der leveres af OneNote. Næsten alt fra oprettelse af noter til anvendelse af tags kan ske via et par tastetryk. Nogle af de vigtige tastaturgenveje er anført nedenfor:

• Ctrl + Skift + M - Åbn et lille OneNote-vindue for at oprette en sidenote.
• Skift + F10 - Åbn kontekstmenuen til enhver note, fane eller ethvert andet objekt, der aktuelt har fokus.
• Alt + N, F - Indsæt et dokument eller en fil på den aktuelle side.
• Alt + = - Start en matematisk ligning, eller konverter valgt tekst til en matematisk ligning.
• Ctrl + 0 - Fjern alle note-tags fra de valgte noter.

Og der er mange flere. Tjek den komplette liste over OneNote 2016-tastaturgenveje.

Opret sammenkædede noter til lettere navigation

Normalt lader alle moderne teksteditorer dig linke et bestemt ord, sætning osv. Til elementer som URL'er og e-mail-adresser. OneNote tager dette dog et hak længere ved at lade dig oprette noget kaldet Sammenkædede noter. I det væsentlige betyder det, at du kan tilføje enhver tekst på en notesboks side og derefter linke den til en anden side eller sektion i den samme eller en helt anden notesbog. Dette gør det nemt at navigere mellem forskellige OneNote-underelementer og næsten som en webbrowsing-oplevelse. At gøre dette, vælg tekstblokken at linke, højreklik på det og vælg linketmulighed. Du kan nu angive den side, sektion, notesbog osv., Der skal linkes til denne tekst. Er det ikke fantastisk?

Platform tilgængelighed

Så forbløffende som OneNotes bag-load af produktivitetsforbedrende funktioner er, vil det ikke være til stor nytte, hvis du ikke kan oprette / få adgang til noter hvor som helst. Heldigvis sikrer OneNotes imponerende tilgængelighed på tværs af platforme, at du kan være mere produktiv på dit arbejde når som helst og hvor som helst, uanset om du er på din computer, din smartphone eller endda surfer på nettet.

Tilgængelighed: Windows, Mac (Desktop); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (mobil); Web Clipper, Chromebook (Web og andre platforme).

SE OGSÅ: Top 10 bedste Evernote-alternativer

Konklusion

Med den uophørlige strøm af diversificeret digitalt indhold, vi er nødt til at håndtere på næsten daglig basis, er det ikke altid let at holde alle de vigtige gemte websider, lydoptagelser, projektbilleder osv. Nøje styret og organiseret. Men takket være Microsoft OneNote og dets utrolige notering og styringsdygtighed behøver du ikke rigtig. Og nu ved du, at komme i gang med det er ikke rigtig så svært. Så giv det et skud, og se, hvordan tingene fungerer for dig. Kender du til andre produktivitetsfremmende værktøjer, der ligner OneNote? Glem ikke at nævne dem i kommentarerne nedenfor.